Protokoll & Sicherheit FUNDIERT. DURCHDACHT. ZIELGRUPPENGERECHT.

Protokoll & Sicherheit

Jede Veranstaltung bringt ihre individuellen Rahmenbedingungen mit sich. Als Agentur sehen wir es als unsere Aufgabe an die unterschiedlichen Teilnehmer*innenkreise und Zielgruppen der jeweiligen Veranstaltung genau zu kennen.

Dazu zählen Informationen wie etwa über ein Gastland und den Teilnehmer*innenkreis von geladenen Staatsgästen, hochrangigen Regierungsangehörigen, nationalen sowie internationalen Expert*innen.

Protokollarische Angelegenheiten

Das Wissen um dieses hochsensible Themengebiet zählt zu unseren Kernaufgabenund wird von daher besonders beachtet. Im Rahmen unserer V&S-Academy bieten wir regelmäßige Aus- und Fortbildungen in diesem Bereich an. Dazu zählen Vorträge, Seminare und Workshops mit Inhalten wie Anschreiben und Anreden (für offizielle Schreiben, Einladungen, Tischkarten etc.), Beflaggung (Indoor/Outdoor), Rang und Titulierung bei protokollarischen Rangfolgen und amtlichen Reihenfolgen inklusive Sitz- und Redeordnung, Kleidungsordnung, Tischkultur, Weinseminar, internationale Aspekte etc.

In enger Abstimmung mit der jeweiligen Protokollabteilung werden aktuelle Sicherheitsvorkehrungen abgestimmt und koordiniert. Entsprechende Maßnahmen wie Absperrungen, Beflaggung, Anmietung und Vorfahrt von Fahrzeugen, Bereithalten von Rückzugsräumen, Begrüßung und Sitzplatzvergabe sowie Speisepräferenzen werden gekonnt von uns umgesetzt. Auch bilaterale Gespräche oder VIP-Essen abseits der regulären Gästegruppe werden von uns diskret und professionell organisiert und betreut.

Sicherheitskonzept- und maßnahmen

Zu unseren Aufgabenspektrum gehört die Entwicklung und Umsetzung von Veranstaltungskonzepten unter Berücksichtigung der Themen Arbeitssicherheit, Brandschutz, Gesundheit, Besucher*innensicherheit und der Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes, der Sicherheitskonzeption bei hochkarätigen Events und Großveranstaltungen sowie der Kooperation mit den zuständigen Behörden inklusive Einholung von Sondergenehmigungen.
Besonders aufmerksam sind wir, sobald hochrangige Regierungsangehörige, Staatsgäste und VIPs ihre Teilnahme vor Ort bekunden. Die Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden und Einheiten (Polizei, LKA, BKA oder UN-Sicherheit) ist über viele Jahre erprobt und startet parallel zur Gesamtkonzeption. Hierbei ist etwa die Auswahl des Veranstaltungsortes im Hinblick auf Sicherheitszonen, An- und Abfahrten etc. von Bedeutung. Auch kurzfristige Locationwechsel, Anfahrtsänderungen und die daraus resultierenden Anpassungen werden von uns professionell durchdacht und umgesetzt.

Vagedes & Schmid GmbH
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